Autora:
Rosa Ana Díaz Rubio
Auxiliar Administrativo del Servicio de Salud del Principado de Asturias
Objetivo
El archivo de documentos nos ayuda a ordenar y conservar la documentación que se genera. Para la empresa es de suma importancia ya que así tiene organizada toda la documentación necesaria para su base de datos.
Palabras clave:
Archivo, organización, documentación.
Introducción
El archivo es un conjunto de documentos, generados de forma natural por las personas con la gestión de la empresa, estén en soporte físico o electrónico. Conservándolos de manera que se respete la fecha en la que se generan, su materia que contienen, etc…y así llevar un orden para trabajar con ellos de forma sencilla y eficaz.
Desarrollo
Para la buena gestión de la documentación de la empresa, podemos seguir una serie de pasos que nos ayuden a su organización.
Llevar todo el mismo protocolo para el archivo de documentos en formato papel.
Para llevar a cabo esta tarea, todos debemos tener el mismo sistema para almacenarlos por contenido y fecha. También en los archivos podemos generar carpetas y subcarpetas.
La jerarquía de las carpetas y subcarpetas en formato digital.
En este sistema de archivo, es muy importante tener muy claro la jerarquía de las carpetas y subcarpetas digitales. Si hay mucha documentación sobre un tema, es importante generar subcarpetas por temas para poder tener acceso a la información de forma sencilla y rápida.
Una forma rápida de ordenar archivos digitales es invertir la fecha que podemos colocar antes de la denominación del archivo, es decir, comenzar con el año, mes y día.
Si trabajamos en este formato, es muy importante generar, de manera automática y de forma periódica, una copia de seguridad de toda la documentación para así evitar la pérdida de toda la información.
La documentación habitual tenemos que ordenarla separada del resto. Debemos hacer carpetas y dossieres de forma que queden ordenador por asuntos y sean de consulta rápida para generar la menor pérdida de tiempo para el personal de la empresa.
Una vez que tenemos que cerrar el expediente, podemos llevar toda la documentación a un archivo definitivo y así poder generar espacio para nuevos documentos.
Conclusiones
- Llevando todos en la empresa el mismo protocolo de gestión de la documentación, facilitamos el trabajo diario.
- Si se trabaja de forma digital, SIEMPRE, realizar copias de seguridad periódicas para no perder la información.
- Intentar buscar la forma de nombrar los archivos digitales para una rápida búsqueda.
Bibliografía
- https://www.kyoceradocumentsolutions.es/ es/smarter-workspaces/business- challenges/procesos/archivo-de-documento s-por-que-para-que-donde-y- como.html#:~:text=El%20archivo%20de%20do cumentos%20sirve,en%20su%20base%2 0de%20datos.
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- http://servicio.us.es/archi vous/Doc/Normas_basicas_de_organizacio n_de_archivos_de_of icina.pdf.
